Ab dem 01.01.2025 wird die Pflicht zum Empfang und zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) in Deutschland schrittweise eingeführt. Während es für den Rechnungsausgang noch Übergangsfristen gibt, gilt für den Rechnungseingang: Alle inländischen Unternehmen müssen bereits ab 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen in der vorgeschriebenen Form zu empfangen. Was bedeutet die Umstellung im Detail und welche Schritte müssen Stiftungen und NPOs jetzt unternehmen?
Was ist eine E-Rechnung?
Mit dem Wachstumschancengesetz hat Deutschland die rechtliche Grundlage für die E-Rechnungspflicht geschaffen. Nach der Neuregelung des § 14 Abs. 1 S. 3 UStG ist eine E-Rechnung eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Statt herkömmlicher PDF- oder Papierrechnungen wird die elektronische Rechnung in Formaten übermittelt, die eine medienbruchfreie Verarbeitung in den IT-Systemen ermöglichen. Nach BMF-Schreiben zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG erfüllen insbesondere Rechnungen nach dem XStandard („XRechnung“) oder nach dem ZUGFeRD-Format die Voraussetzungen einer E-Rechnung.
Mit der Neuregelung wird der Vorrang der klassischen Papierrechnung aufgehoben und die E-Rechnung zur neuen Norm. Lediglich elektronisch übermittelte Rechnungen wie eine per E-Mail übermittelte PDF-Datei genügen nicht den Anforderungen an eine E-Rechnung und sind als „sonstige Rechnungen“ zu qualifizieren.
Wen trifft die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht tritt grundsätzlich ein, wenn sowohl der Leistende als auch der Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässige Unternehmen sind (B2B). Demnach besteht die Pflicht zur E-Rechnung nicht, wenn Leistungen an natürliche Personen erbracht werden oder juristische Personen kein Unternehmer oder nicht im Inland bzw. einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiet ansässig sind. Weiterhin bestehen Ausnahmen für Leistungen zwischen Unternehmern, die nach § 4 Nr. 8-29 UStG steuerbefreit sind sowie für Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro.
Ein Verstoß gegen die E-Rechnungspflicht kann zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen sowie als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 5.000 EUR geahndet werden.
Empfangspflicht und Übergangsfristen für die Ausstellungspflicht
Die E-Rechnungspflicht wird in Deutschland grundsätzlich ab 01.01.2025 eingeführt. Unternehmen müssen dann in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Die Empfangspflicht gilt auch für Unternehmen, die selbst keine E-Rechnungen ausstellen müssen, weil sie ausschließlich steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG erbringen. Das bedeutet, dass sie ihre IT-Systeme auf den Empfang strukturierter Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD vorbereiten müssen. Es empfiehlt sich daher, bereits jetzt die internen Rechnungsprozesse zu überprüfen.
Die Ausstellungspflicht wird hingegen stufenweise bis 2028 eingeführt, wobei für Kleinunternehmer erweiterte Übergangsfristen gelten.
- Bis Ende 2026 können alle Unternehmen Rechnungen weiterhin als „sonstige Rechnungen“ im Papier- oder PDF-Format ausstellen.
- Bis Ende 2027 können lediglich Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 EUR weiterhin „sonstige Rechnungen“ im Papier- oder PDF-Format ausstellen. Für die meisten Unternehmen gilt demnach ab 01.01.2027 die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen.
- Ab 2028 gilt eine umfassende Pflicht zum Empfang und zur Ausstellung von E-Rechnungen.
Handlungsbedarf für Stiftungen und NPOs
Für steuerbegünstige Organisationen wie Stiftungen, Vereine und sonstige NPOs bestehen keine grundsätzlichen Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht. Diese müssen ebenfalls ab 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das bedeutet, dass sie ihre IT-Systeme auf den Empfang strukturierter Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD vorbereiten müssen.
Für die Ausstellung von E-Rechnungen gilt: Wenn die Organisation als Unternehmen im Sinne des Umsatzsteuerrechts steuerpflichtige Umsätze ausführt, ist sie frühestens ab Anfang 2027 zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet. Bei einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 EUR tritt die Ausstellungspflicht erst ab 2028 in Kraft. Ausgenommen bleibt grundsätzlich der ideelle Bereich.
- Empfang von E-Rechnungen: Steuerbegünstigte Organisationen müssen ab dem 01.01. 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies gilt unabhängig davon, ob steuerpflichtige oder steuerfreie Umsätze erbracht werden.
- Ausstellung von E-Rechnungen: Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen wird bis 2028 stufenweise umgesetzt und greift grundsätzlich bei einem unternehmerischen Leistungsaustausch innerhalb des Zweckbetriebs, der Vermögensverwaltung oder des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebes.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnungspflicht markiert einen wichtigen Schritt in der Digitalisierung des deutschen Steuersystems. Stiftungen und NPOs müssen ab 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Die Ausstellungspflicht hingegen wird stufenweise bis 2028 eingeführt und greift grundsätzlich bei einem unternehmerischen Leistungsaustausch innerhalb des Zweckbetriebs, der Vermögensverwaltung oder des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebes. Stiftungen, Vereine und sonstige NPOs sind daher gut beraten, rechtzeitig die notwendigen technischen und organisatorischen Voraussetzungen zu schaffen.
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